Wachstum ins Chaos

Wenn Unternehmen zu schnell wachsen, entsteht oft folgendes fiktives Szenario:

Während ein Meeting das nächste jagt, läuft das Emailfach so über, dass Wichtiges nicht mehr von Unwichtigem unterschieden werden kann. Angehängte Dateien, Anfragen, Informationen – Die Inbox wird zur Blackbox. Informationen sind überall im Unternehmen verstreut – in Emails, auf Netzwerklaufwerken, in veralteten Dokumenten. Wenn Mitarbeiter nach Antworten suchen, beginnt oft eine Odyssee.

Resignation und Neuerschaffung

Nach stundenlanger Suche geben die Mitarbeiter auf. Sie erstellen lieber neue Dokumente, als die alten zu finden. Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Präsentationen – die stetige Neuerfindung des Rades vergrößert nicht nur das bereits bestehende Chaos, sie führt in nutzlose Verschwendung von Ressourcen, Frustration und Resignation. Es dauert nicht lange, bis der Kunde diese Erschöpfung im Produkt spürt.

Wie können wir die größten Zeitfresser in Unternehmen identifizieren und eliminieren?

#Zeitfresser Meetings:

Meetings sind oft ineffizient und rauben wertvolle Arbeitszeit. Durch eine klare Agenda, strukturierte Gespräche und gezielte Teilnehmerauswahl reduzieren wir die Anzahl der Meetings und steigern die Produktivität.

Suchzeiten minimieren

#Zeitfresser Suchen:

Unklare Ablagestrukturen und fehlende Dokumentation führen zu langen Suchzeiten. Durch Einführung einer einfach zu handhabenden Dokumentenstruktur können wir diese schnell minimieren. Wichtig ist dabei, dass jedes Dokument mindestens einem spezifischen Prozess zugeordnet ist. Die Dokumentation wird so steuerbar und Mitarbeiter finden Informationen schneller.

#Zeitfresser Emails:

Unnötige E-Mails verlangsamen den Arbeitsfluss. Die Etablierung klarer Kommunikationsrichtlinien und die Unterstützung durch KI-Tools kann schnell gegen überquellende Postfächer helfen.

#Zeitfresser falsche Priorisierung:

Wenn unklare Prioritäten auf überforderte Mitarbeiter treffen, macht buchstäblich jeder was er will. Wertvolle Arbeitszeit wird dann an Aufgaben vergeudet, die wenig Mehrwert bringen. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und den Abteilungsleitungen müssen klare Ziele definiert und Prioritäten transparent gemacht werden. Ein sinnvolles und zielorientiertes Berichtswesen stellt sicher, das an den richtigen Aufgaben gearbeitet wird.

Prozessbeschreibungen und regelmäßige Prozessüberprüfungen stellen eine verlässliche und steigende Qualität sicher. Dies ist besonders wichtig in Zeiten von Fachkräftemangel, da effiziente Abläufe die Mitarbeiter entlasten und die Attraktivität des Unternehmens steigern.

Wenn auch in Ihrem Unternehmen Prozesse beschrieben oder optimiert werden wollen, stehe ich gern für weitere Informationen zur Verfügung. Kontaktieren Sie mich einfach!