Die Eröffnung eines neuen Standorts bringt viel Organisationsaufwand mit sich. Eine kluge Idee, wenn man dies als Chance nutzt, um den Betrieb durch Qualitätsmanagement effizienter zu machen und klare Zuständigkeiten, Strukturen und Prozesse zu schaffen. Warum ein strukturiertes Berichtswesen hier eine effektive Entlastung bieten kann, welche Rolle die Führungskräfte haben und weshalb ein Testballon ein hilfreiches Instrument sein kann, zeige ich Ihnen in diesem Bericht.
Unternehmenssituation
Ein Bildungsträger betreibt mehrere Institutionen unterschiedlicher Ausrichtung. Der Träger hat in der Vergangenheit wirtschaftlich erfolgreich agiert und möchte nun die Strukturen verbessern, um das Unternehmen qualitativ zu stärken und letztendlich zu skalieren. Die einzelnen Einrichtungen agieren weitgehend autark. Die Mitarbeiter bemühen sich mit flachen Hierarchien um wenig Bürokratie, um möglichst viel Zeit am Kind/Schüler zu verbringen. Die flachen Hierarchien führen zu Überlastung beim mittleren Management. Die bevorstehende Realisierung einer Neueröffnung bietet neue Chancen und stellt zugleich eine zusätzliche Herausforderung dar.
Empfehlungen und Maßnahmen
Ganzheitliches Qualitätsmanagement
Der Bildungsträger führt ein ganzheitliches Qualitätsmanagementsystem (QMS) ein, das alle Bereiche abdeckt: Kitas, Schule, Verwaltung und Geschäftsführung. Das QMS wird passgenau auf die spezifischen Bedürfnisse des Bildungsträgers zugeschnitten . Da der Fokus auf der Arbeit am Kind/Schüler liegt, wird das Design des Prozessmanagementsystems sehr einfach gehaltenen. Die Notation kommt mit nur vier, intuitiv verständlichen Formen aus. Die flachen Hierarchien werden im Dokumentenmanagementsystem berücksichtigt.
Schulung und Sensibilisierung
Alle Mitarbeiter, einschließlich der Geschäftsführung, werden in den Grundlagen des neuen QMS geschult. Die gezielten Schulungen bauen Vorbehalte ab und fördern das Verständnis für die Vorteile von Qualitätsmanagement. Der Teamgedanke wird außerdem durch die Arbeit an dem gemeinsamen Projekt gestärkt.
Strukturierte Führung und klare Verantwortlichkeiten
Die Geschäftsführung legt klare Verantwortlichkeiten fest und bezieht die Teamleitungen in ihre Entscheidungsprozesse ein. Einheitliche Führungsstrukturen und klare Kommunikationswege sind dabei entscheidend. Die Einführung eines strukturierten Berichtswesens unterstützt die Phase des Übergangs vom Administrieren zum Delegieren.
Prozessmanagement und Standardisierung
Alle wichtigen Prozesse werden dokumentiert, standardisiert und kontinuierlich verbessert. Dabei wird darauf geachtet, dass die Prozesse nicht losgelöst von einander sondern im Kontext, also im Gesamtzusammenhang beschrieben werden.
Die Teamleitungen werden dazu in die Gestaltung der Prozesslandschaft einbezogen. Die ersten Prozesse werden unter Anleitung erstellt, die nach und nach abnimmt, um in unterstützende Korrektur überzugehen. Ein Testballon wird in einer Abteilung gestartet, von der aus das Projekt behutsam auf die anderen Abteilungen übergreift.
Ressourcenmanagement und Entlastung
Die Geschäftsführung verteilt in der Folge die Ressourcen effizienter und kann so die Überlastung der Mitarbeiter reduzieren. Delegieren von Aufgaben und Schaffung von Vertretungsregelungen sind hier wichtige Schritte. Durch die Optimierung der Unterstützungsprozesse können Synergien besser genutzt und zusätzliche Ressourcen freigegeben werden.
Vorbereitung auf die Neueröffnung
Die bevorstehende Neueröffnung erfordert eine sorgfältige Planung und Ressourcenallokation unter Berücksichtigung der Auswirkungen auf das bestehende System.
Ergebnisse
Die Einführung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems hat bereits und wird auch in Zukunft dazu beitragen, die Herausforderungen zu bewältigen, die Mitarbeiter zu entlasten und das Unternehmen auf weitere mögliche Expansionen vorzubereiten. Die klare Führung, die Einbeziehung der Mitarbeiter und die strukturierten Prozesse werden die Geschäftsleitung erheblich entlasten, so dass sie ihre strategischen Aufgaben noch besser wahrnehmen kann.